Een digitaliseringsbedrijf kiezen: drie beslissingen vooraf
De geschikte uitvoerder hangt af van de combinatie van drager, gebruik en uitvoering. Selecteer niet alleen op het woord ‘digitaliseren’: een dossier met tabbladen, een gebonden register en een filmrol hebben verschillende verwerkingsroutes.
1. Materiaal en voorbereiding
Geef aan of het gaat om losse documenten, dossiers, boeken of een andere drager. Voeg voorbeelden van afwijkende formaten, beschadiging, vouwen en bijlagen toe. Vraag wie de voorbereiding uitvoert en hoe de oorspronkelijke ordening wordt behouden.
2. Digitale toepassing
Voor tekstzoeken is OCR relevant; voor terugvinden op dossiernummer zijn bestandsnamen en metadata belangrijk. Voor erfgoed kan meetbare beeldkwaliteit doorslaggevend zijn. Vraag om een proef die u in uw eigen systeem opent en controleert, met dezelfde bestanden en metadata als de uiteindelijke levering.
3. Locatie en beschikbaarheid
Moet het origineel beschikbaar blijven? Bespreek gefaseerde verwerking, digitalisering op locatie of scanning-on-demand. Laat leveranciers uitleggen welke materialen zij op locatie kunnen verwerken en welke ruimte, beveiliging en planning daarvoor nodig zijn.
Bekijk concrete verschillen tussen digitaliseringsbedrijven en gebruik de prijsopbouw om de totale opdracht te vergelijken.
