Wat u vooraf verzamelt
- Inventariseer dossierreeksen, meters, bestanden en locaties.
- Leg verantwoordelijkheden voor selectie en toegang vast.
- Stem de vereiste overdrachtsstructuur af met de ontvangende archiefdienst.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Ordenen, selecteren en beschrijven per dossiergroep
- Beschikbaarheid en spoedopvraging tijdens uitvoering
- Controle, overdrachtsbestanden en herstel van afkeur
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Laat de proef juist een incompleet dossier, afwijkend formaat en dossier met beperkte toegang bevatten. Controleer of de ontvangende beheeromgeving de levering kan verwerken.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke inkoopprocedure geldt voor de totale opdracht en wie toetst dit binnen uw organisatie?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.