Wat u vooraf verzamelt
- Inventariseer dossiergroepen en bestaande registraties.
- Bepaal welke informatie medewerkers werkelijk moeten kunnen zoeken.
- Wijs een eigenaar aan voor selectie, toegang en acceptatie.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Voorbereiding, scanning en indexering
- Inrichting van koppelingen en terugkerende verwerking
- Opvraging, opslag, export en einde contract
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Test met medewerkers of zij een dossier kunnen vinden zonder de oude papieren indeling te kennen. Controleer ook een zoekopdracht zonder resultaat.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke bestanden en metadata krijgt u mee als u later van leverancier verandert?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.