Wat u vooraf verzamelt
- Scheid protocolstukken en overige kantoordossiers in de inventaris.
- Bepaal toegang per rol en welke gegevens in bestandsnamen mogen staan.
- Leg vast welke originelen terugkomen en wie ontvangst controleert.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Registratie en verzegeling bij overdracht
- Doorzoekbaarheid, dossiergrenzen en veilige levering
- Retour, tijdelijke opslag en verwijdering van werkkopieën
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Controleer een compleet dossier op volgorde, bijlagen, zegels, aantekeningen en toegang. Laat herstel van een fout in beeld én index doorlopen.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke bewaarplichten en beroepsregels gelden voor deze stukken? Laat die projectspecifiek toetsen.
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.