Wat u vooraf verzamelt
- Maak een lijst van objectgroepen, materialen, formaten en conditie.
- Controleer of elk object een uniek nummer heeft; herstel dubbelen vóór opname.
- Bepaal welke registraties en beelden naar het collectiesysteem moeten.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Objecthantering en ondersteuning tijdens fotografie
- Aantal aanzichten, detailbeelden en kleurcontrole
- Metadata, rechtenvelden en import in het collectiesysteem
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Laat een klein maar gevarieerd deel van de collectie verwerken: ook glanzende, grote en kwetsbare objecten. Controleer samen met een collectiebeheerder of nummer, beeld en beschrijving aantoonbaar bij elkaar horen.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke objecten worden niet verplaatst en welke behandeling is nodig vóór opname?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.