Privacyverklaring ArchiefKiezer

1. Welke gegevens verwerken we?

Bij een projectaanvraag kan het gaan om uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, functie, projectlocatie, projectomschrijving, budgetklasse, planning, calculatoruitkomsten, geselecteerde leveranciers en optioneel een Programma van Eisen, inventarislijst of ander projectbestand. Bij leveranciers kunnen we contactgegevens, profielcorrecties, broninformatie en leadvoorkeuren verwerken. Via het algemene contactformulier kunnen we daarnaast uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en bericht verwerken.

Gebruik het uploadveld alleen voor informatie die nodig is om de digitaliseringsopdracht te beoordelen. Upload bij voorkeur geen inhoudelijke archiefstukken met persoonsgegevens wanneer een inventarislijst, PvE of geanonimiseerd voorbeeld volstaat.

2. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

• om uw projectaanvraag te ontvangen en de afbakening van het werk te beoordelen;
• om de calculator- en leveranciersselectie te controleren of aan te vullen;
• om contact met u op te nemen over uw aanvraag;
• om, uitsluitend wanneer u daar apart toestemming voor geeft, relevante project- en contactgegevens met maximaal drie geselecteerde of passende leveranciers te delen;
• om leveranciersprofielen en feitelijke correcties te beheren;
• om misbruik, spam en beveiligingsincidenten te voorkomen en te onderzoeken;
• om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of rechtsvorderingen te kunnen behandelen.

3. Grondslagen

De verwerking voor het behandelen van een door u ingediende aanvraag of profielactie is noodzakelijk om op uw verzoek stappen te zetten en de gevraagde platformdienst te leveren. Voor het delen van uw contact- en projectgegevens met maximaal drie leveranciers vragen we afzonderlijk toestemming. Eventuele marktupdates worden alleen verzonden wanneer u daar apart voor kiest en u kunt die toestemming altijd intrekken.

4. Met wie delen we gegevens?

ArchiefKiezer verkoopt uw projectgegevens niet als adressenbestand en stuurt een aanvraag niet automatisch naar de hele markt. Wanneer u in het projectformulier toestemming geeft, kunnen de voor de aanvraag relevante gegevens worden gedeeld met maximaal drie geselecteerde/passende leveranciers. Deze leveranciers zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor hun eigen verwerking en opvolging van uw gegevens.

Voor hosting en formulierverwerking maakt ArchiefKiezer gebruik van technische dienstverleners, waaronder Netlify. Zij kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dat nodig is om de website en formulieren technisch te laten functioneren en doen dit onder hun eigen contractuele privacy- en beveiligingsvoorwaarden.

5. Bewaartermijnen

Projectaanvragen en bijbehorende correspondentie worden in beginsel niet langer dan 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij een langere bewaartermijn nodig is vanwege een lopende opdracht, geschil, wettelijke verplichting of het vaststellen/uitoefenen van een rechtsvordering. Geüploade projectbestanden worden eerder verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn voor de beoordeling. Leverancierscorrecties en profielcorrespondentie worden bewaard zolang dat nodig is om de herkomst en juistheid van profielinformatie te kunnen onderbouwen. Marketinggegevens worden verwijderd wanneer u uw toestemming intrekt, behoudens een minimale blokkaderegistratie om te voorkomen dat u opnieuw ongevraagd wordt benaderd.

6. Uw privacyrechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens. Waar van toepassing kunt u bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om overdracht van gegevens. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken; dat maakt eerdere verwerking op basis van die toestemming niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Stuur uw verzoek naar info@nio-beheer.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te controleren.

Heeft u een klacht over de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, dan kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

We nemen passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of ongewenste verstrekking. Deel via een eerste aanvraag geen gevoelige inhoud die niet nodig is om de afbakening van het werk te beoordelen. Bij een daadwerkelijk digitaliseringsproject moeten opdrachtgever en leverancier zelf passende afspraken maken over AVG, geheimhouding, transport, opslag en informatiebeveiliging.

8. Analytics en cookies

ArchiefKiezer bevat een meetlaag voor leveranciersprofielen, uitgaande leverancierslinks, calculatorgebruik en projectaanvragen. De externe Google Analytics-tag wordt pas geladen wanneer een geldige GA4 Measurement ID is geactiveerd én de bezoeker analytische cookies toestaat. Bij weigeren blijft Google Analytics uitgeschakeld. Voor advertentiepersonalisatie worden geen Google-signalen geactiveerd. Tijdens een bezoek kan ArchiefKiezer in sessionStorage functionele broninformatie bewaren, zoals de eerste landingspagina, UTM-campagnevelden en een leverancier van waaruit de projectflow is gestart. Deze sessie-informatie helpt een vrijwillig ingediende aanvraag aan de juiste bron te koppelen en wordt met de aanvraag meegestuurd; zij wordt niet als zelfstandig adressenbestand verkocht.

9. Geautomatiseerde matching

De leveranciersselectie gebruikt projectkenmerken en de ArchiefKiezer-database om mogelijke partijen te rangschikken. De uitkomst is een hulpmiddel en geen besluit met juridische of vergelijkbare significante gevolgen. Bij een projectaanvraag kan de selectie handmatig worden gecontroleerd voordat gegevens met leveranciers worden gedeeld.

10. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de werking van ArchiefKiezer, gebruikte dienstverleners of toepasselijke regelgeving verandert. De actuele versie staat steeds op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: 16 augustus 2026.