Bouwdossiers digitaliseren

Waar moet u op letten bij bouwdossiers?

Vergelijk leveranciers voor bouwdossiers niet alleen op de prijs per scan. Voor deze materiaalroute zijn vooral documenten én tekeningen, adres/perceel, dossierstructuur en privacy bepalend voor kwaliteit en totale projectkosten.

Maak offertes vergelijkbaar

Geef iedere leverancier dezelfde aantallen, materiaalsteekproef, outputeisen, metadata en uitzonderingen. Vraag expliciet welke voorbereiding is inbegrepen, wat als meerwerk geldt en hoe heropnamen worden afgehandeld.

Vijf vragen vóór u aanvraagt

Welke formaten en fysieke uitzonderingen zitten in de collectie?
Wat is het gewenste gebruik: raadpleging, publicatie, vervanging of preservation?
Welke metadata moet behouden of nieuw vastgelegd worden?
Hoe wordt volledigheid en beeldkwaliteit geaccepteerd?
Moet materiaal opvraagbaar blijven tijdens productie?

Waarom bouwdossiers meer zijn dan A4-documenten

Een bouwarchief bevat vaak een combinatie van correspondentie, formulieren, vergunningen, tekeningen, gevouwen grootformaat, bijlagen en documenten met verschillende ordeningsniveaus. Daardoor zijn voorbereiding en het behouden van de dossierstructuur minstens zo belangrijk als scansnelheid.

Let bij leveranciersselectie op

verwerking van A3, A2, A1 en A0 naast reguliere dossierpagina's;
behoud van dossier-, zaak-, perceel- of vergunningstructuur in de metadata;
herkenbare koppeling tussen tekeningen en het bijbehorende dossier;
OCR voor doorzoekbaarheid waar de bronkwaliteit dat toelaat;
controle op ontbrekende pagina's, dubbelingen, afgesneden informatie en verkeerde oriëntatie;
privacy en beveiliging wanneer dossiers persoonsgegevens bevatten.

Voor omvangrijke gemeentelijke bouwarchieven is het verstandig vooraf een representatieve proefbatch te gebruiken met zowel eenvoudige dossiers als uitzonderingen en grootformaat.