Een goed digitaliseringsproject begint vóór de eerste scan. De grootste verschillen in prijs, doorlooptijd en kwaliteit ontstaan vaak door voorbereiding, metadata, kwaliteitscontrole en logistiek.
1. Scope en selectie
Bepaal eerst wat wél en niet in de opdracht hoort. Leg series, inventarisnummers, bewaarbeleid, doublures en uitzonderingen vast. Een duidelijke scope voorkomt dat leverancier en opdrachtgever later verschillende aantallen of kwaliteitsniveaus hanteren.
2. Voorbereiding en proefproductie
Maak materiaal scanbaar zonder de archiefstructuur kwijt te raken. Denk aan dozenregistratie, omslagen, nietjes, kwetsbare stukken en een proefset die representatief is voor de hele collectie.
3. Capture, metadata en controle
De scan is slechts één resultaat. Leg ook bestandsnamen, metadata, OCR/HTR, afgeleiden, foutafhandeling en acceptatiecriteria vast. Het Nationaal Archief beschrijft digitalisering eveneens als een proces met meerdere stappen tot en met kwaliteitscontrole.
4. Oplevering en nazorg
Spreek af hoe bestanden worden overgedragen, gecontroleerd en eventueel herleverd. Bij langdurige digitale bewaring spelen ook integriteitscontroles, metadata en beheer na oplevering mee.
Checklist voor uw project
- Maak een inventaris van te digitaliseren series.
- Kies per materiaaltype een captureprofiel.
- Leg metadata- en bestandsnaamregels vast.
- Definieer steekproef, toleranties en herstelprocedure.
- Leg transport, opslag en retour/vernietiging contractueel vast.