documentus

Wat deze aanbieder publiek laat zien

• Publiceert digitalisering inclusief indexering en digitale dossiers.
• Combineert scanning met fysieke archivering en transport.
• Biedt vernietiging van papieren en digitale informatiedragers.
• Positioneert de dienstverlening als DSGVO-conform.

Materialen en uitvoer

Logistiek, capaciteit en prijs

Logistiek

• Afhaling en transport als onderdeel van de dienstenketen
• Fysieke archiefopslag
• Retour, opvraging en vernietiging per opdracht vastleggen

Capaciteit

Landelijke infrastructuur en omvangrijke archiefdiensten worden beschreven, maar geen concrete scanproductie per dag gepubliceerd.

Prijsmodel

Offerte op maat; opslag, opvraging, digitalisering en vernietiging afzonderlijk laten prijzen.

Certificeringen en kwaliteitskaders

• ISO 21964 is relevant voor vernietiging; niet als scan- of informatiebeveiligingscertificaat behandeld

ArchiefKiezer behandelt een leveranciersclaim, een projectreferentie en een formeel certificaat als verschillende soorten bewijs. Vraag altijd het actuele document en de scope op.

Bewijsmatrix: 15 vaste kenmerken

Waarschijnlijk goede match voor

• bedrijfs- en dossierarchieven
• combinatie van fysieke opslag en digitalisering
• gecontroleerde logistiek en datadragervernietiging
• projecten met structurele indexering

Aandachtspunt

ISO 21964 heeft betrekking op vernietiging en bewijst niet automatisch de informatiebeveiliging of scan-kwaliteit van digitalisering. OCR, ISO 27001, scan-on-demandtermijnen en substitutie zijn niet publiek als vaste kenmerken bevestigd.

Zo maakt u dit profiel projectspecifiek

Voor documentus begint een bruikbare aanvraag met een inventaris van hoeveelheid, conditie en uitzonderingen. Neem voor deze aanbieder in elk geval representatieve voorbeelden op van bedrijfsdocumenten, dossiers, digitale dossierbestanden, indexgegevens. Beschrijf vervolgens niet alleen het gewenste bestandsformaat, maar ook de koppeling tussen origineel, beeld en metadata. Laat de leverancier vóór productie aantonen dat die koppeling na sorteren, scannen en eventuele correctie intact blijft.

1. Inventariseer: aantallen, meters, dragers, formaten en kwetsbare uitzonderingen.
2. Proef: gebruik ook slechte, afwijkende en complexe originelen; niet alleen makkelijke pagina’s.
3. Meet: leg resolutie, kleur, volledigheid, OCR/metadata en foutmarges vast.
4. Volg: registreer overdracht, batches, afkeur en herstel zonder de fysieke volgorde te verliezen.
5. Accepteer: controleer een volledige proeflevering in de uiteindelijke beheer- of raadpleegomgeving.

Deze stappen zijn kopersadvies van ArchiefKiezer. Ze zijn geen claim dat documentus ieder onderdeel standaard aanbiedt.

Vraag dit vóór u een offerte accepteert

• Welke locaties en onderaannemers verwerken en bewaren onze archieven?
• Welke indexvelden en dossiergrenzen worden dubbel gecontroleerd?
• Hoe blijven spoedopvragingen tijdens de scanperiode beschikbaar?
• Welke certificaten dekken specifiek transport, opslag en digitalisering?

Laat de antwoorden terugkomen in scope, proefbatch, acceptatiecriteria, planning en herstelprocedure. Een mondeling antwoord is geen meetbare opleverafspraak.

Publieke bronnen

1. Digitalisering en bedrijfsdiensten ↗
2. Digitalisering ↗
3. Archivering ↗

Bronnen zijn gecontroleerd op 12 september 2026. Een profiel kan door de leverancier worden aangevuld of gecorrigeerd, maar betaalde samenwerking verandert de alfabetische volgorde niet.