Begin met selectie, niet met scancapaciteit
Beschrijf waarom de collectie binnen de regeling en het instellingsbeleid prioriteit heeft. Koppel inhoudelijke betekenis, materiële bedreiging, gebruik en toegankelijkheid aan een afgebakende selectie. Vermeld expliciet wat niet wordt meegenomen.
Maak begroting en werkpakket gelijkvormig
Laat aantallen, voorbereidende conservering, registratie, digitalisering, controle, metadata, opslag en projectleiding terugkomen in zowel planning als begroting. Benoem aannames en onzekerheden—bijvoorbeeld het percentage kwetsbare banden of onbekende formaten—zodat wijzigingen bestuurbaar blijven.
Aanvraagcheck
- Collectieselectie en motivering zijn vastgesteld.
- Omvang is gemeten en met een steekproef onderbouwd.
- Rechten, openbaarheid en privacy zijn beoordeeld.
- Projectrollen en interne capaciteit zijn realistisch.
- Werkpakketten, mijlpalen en kosten sluiten op elkaar aan.
- Beheer van masters en toegang na oplevering is geregeld.
Gebruik altijd de financierings-, aanvraag-, projectplan- en begrotingsdocumenten van het betreffende jaar. Oude formats zijn bruikbaar als oriëntatie, niet als indieningsset.