Wanneer kiest u deze specialisatie?
Voor grip op creatie, classificatie, bewaartermijnen, toegankelijkheid en vernietiging van fysieke en digitale informatie. Een goede leverancier maakt vóór uitvoering duidelijk welke onderdelen binnen de vaste afbakening van het werk vallen, welke uitzonderingen specialistische beoordeling vragen en met welke informatie de opdrachtgever het resultaat kan accepteren.
Hierop vergelijkt u offertes
Vergelijk governance, procesanalyse, metadatamodel, bewaarbeleid, privacy, migratie, adoptie en aantoonbare borging in de organisatie. Vraag iedere aanbieder om dezelfde uitgangspunten te gebruiken: omvang, materiaalsoorten, huidige toestand, gewenste uitkomst, planning en plaats van uitvoering. Zo vergelijkt u methode en kwaliteit in plaats van alleen een totaalbedrag.
Van inventarisatie naar opdracht
Begin bij een representatieve inventaris of steekproef. Laat aannames, uitval, meerwerk, transport, verzekering, gegevensoverdracht en nazorg benoemen. Bij een omvangrijke of heterogene collectie is een betaalde opname of pilot vaak de betrouwbaarste basis voor capaciteit, doorlooptijd en een controleerbare eindoplevering.