Waar begint een goede uitvraag?
Begin niet met één techniek of een vaste prijs. Laat eerst materiaal, toestand, omvang, gebruik en risico beoordelen. Leg daarna vast wat behouden, hersteld, verplaatst of toegankelijk gemaakt moet worden.
Neem dit op in uw aanvraag
- Volume
- Bewaartermijn
- Beveiliging
- Locatie
- Opvraag en exit
- Gewenste planning en eventuele fasering
- Rapportage, foto’s en acceptatiemomenten
- Verzekering, beveiliging en verantwoordelijkheden
Vraag om een controleerbare aanpak
Vraag aanbieders welke onderdelen zij zelf uitvoeren, welke onderdelen worden uitbesteed, hoe uitzonderingen worden geregistreerd en wat de oplevering precies bevat. Een proefbehandeling, steekproef of locatiebezoek kan onzekerheden vóór opdrachtverlening verkleinen.
Vakinhoudelijk aandachtspunt
Vergelijk niet alleen de prijs per doos. Intake, registratie, transport, opvragen, terugplaatsen, spoedlevering, scan-on-demand, vernietiging en beëindiging van het contract kunnen een groot deel van de totale kosten bepalen.