Digitaliseren is selectie én productie
Bepaal eerst waarom de digitale representatie nodig is: raadpleging, onderzoek, publicatie, behoud of beperking van fysiek gebruik. Dat doel stuurt opnamekwaliteit, kleurbeheer, bestandsformaten, metadata, afgeleiden en controle-intensiteit.
Maak materiaalrisico onderdeel van de prijs
Kwetsbare bindingen, glasnegatieven, opgerolde kaarten en maatwerkformaten vragen andere opnameapparatuur en handling. Laat leveranciers de voorgestelde opstelling, ondersteuning, lichtbelasting en uitzonderingsroute beschrijven. Een laag stuktarief zonder uitzonderingenmodel is zelden vergelijkbaar.
Zeven eisen voor een offerte
- Afbakening van het werk en representatieve proefset.
- Opname-eis met actuele richtlijn en meetmethode.
- Bestandsnaam, mappenstructuur, master en afgeleiden.
- Technische én inhoudelijke kwaliteitscontrole.
- Metadata, koppelsleutels en importformaat.
- Beveiliging, transport, tijdelijke opslag en vernietiging van werkkopieën.
- Afwijkingen, hersteltermijn, acceptatie en overdracht.
Digitaal bestand voor duurzame bewaring is niet hetzelfde als websitebestand
Bewaar een hoogwaardige, stabiele master los van gebruiksafgeleiden. Leg vast welke bewerkingen wel en niet in de master zijn toegestaan. Gebruik checksums bij overdracht en controleer of aantallen, bestandsnamen en metadata onderling aansluiten.
Voor projecten binnen Metamorfoze geldt het actuele programmapakket als leidend. Gebruik niet alleen een resolutie-eis; toets de volledige beeldketen.