Werk met een representatieve nulmeting
Een dozen- of objecttelling alleen voorspelt geen werk. Leg per deelcollectie materiaal, formaat, ordeningsniveau, verpakking, vervuiling, schade, identificatie en gebruiksfrequentie vast. Neem een steekproef die ook afwijkende formaten, kwetsbare banden, negatieven, transparanten en onbekende dragers bevat.
Maak beslissingen traceerbaar
Scheid culturele of informatiewaarde van fysieke urgentie. Een veel geraadpleegde serie kan hoog scoren op toegang maar stabiel zijn; een zelden gebruikt zuur of beschimmeld bestand kan juist hoge behoudsurgentie hebben. Documenteer wie de waardering vaststelt en welke delen buiten afbakening van het werk blijven.
Minimale dataset voor de markt
- Unieke eenheid of reeks en vindplaats.
- Materiaal, datering, formaat en geschatte omvang.
- Conditie en concrete schade-indicatoren.
- Ordening, beschrijvingsniveau en ontbrekende identificatie.
- Rechten, privacy, openbaarheid en gebruiksdoel.
- Voorgestelde actie: behouden, behandelen, digitaliseren, herverpakken of nader onderzoeken.
Vraag om een leverbare uitkomst
Een inventarisatieopdracht moet eindigen met meer dan een rapport: vraag een overdraagbare dataset, begrippenlijst, fotoregistratie waar relevant, prioriteitenmatrix en onzekerhedenlog. Spreek af welke velden verplicht zijn en hoe dubbelen en ontbrekende nummers worden afgehandeld.