Wat u vooraf verzamelt
- Maak onderscheid tussen actieve en afgesloten dossiers.
- Leg de toegangsrollen en spoedopvraging vast.
- Laat bewaartermijnen en verwerkingsafspraken toetsen.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Dossierregistratie en veilige logistiek
- Spoedopvraging tijdens productie
- Toegangsbeheer, logging en controle van levering
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Test met fictieve of afgeschermde gegevens of medewerkers alleen bevoegde dossiers zien. Controleer ook hoe een verkeerd gekoppelde pagina wordt hersteld.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke gegevens zijn noodzakelijk voor een offerte? Stuur bij de eerste aanvraag geen patiëntgegevens mee.
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.