Wat u vooraf verzamelt
- Breng notulen, ledenadministratie, foto’s en publicaties apart in kaart.
- Leg vast wie toegang beheert en een kopie bewaart.
- Noteer herkomst en bijschriften bij foto’s.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Sorteren en eenvoudige beschrijving
- Scanning en eventuele fotobewerking
- Levering, reservekopie en uitleg aan beheerders
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Laat een nieuwe vrijwilliger zonder hulp een document terugvinden. Controleer of bestanden buiten het gekozen platform te openen zijn.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke stukken zijn voor leden, welke voor het bestuur en welke mogen openbaar?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.