Voor een vereniging of stichting is archiefdigitalisering meestal een informatieproject, geen losse scanopdracht. Notulen, ledenbladen, foto’s en correspondentie vragen om keuzes over betaalbare selectie, OCR, eenvoudige metadata en langdurige toegang.
Typische projectmix
Bij vereniging of stichting komen vaak notulen, ledenbladen, foto’s en correspondentie samen. Splits materiaal dat andere capturetechniek of privacymaatregelen vraagt, maar houd identifiers en metadata over de deelstromen heen consistent.
Waar offertes op verschillen
Vergelijk leveranciers niet alleen op scanprijs. Vraag expliciet naar betaalbare selectie, OCR, eenvoudige metadata en langdurige toegang. Laat iedere partij dezelfde volumes, uitzonderingen, serviceniveaus en acceptatiecriteria beprijzen.
Van proef naar productie
Gebruik een representatieve pilot en leg daarna batchgrootte, rapportage, opvraagprocedure en herstel vast. Bij langlopende projecten is een vaste governance tussen opdrachtgever en leverancier belangrijker dan incidentele kwaliteitschecks.
Checklist voor uw project
- Inventariseer volumes per materiaaltype.
- Bepaal privacy- en toegankelijkheidseisen.
- Maak een proefset met uitzonderingen.
- Leg metadata en doelsysteem vast.
- Vraag 2–3 technisch passende offertes.