Wat u vooraf verzamelt
- Inventariseer formaten en koppelingen met locaties of objecten.
- Bepaal welke informatie operationeel nodig blijft.
- Stem overdrachtsvereisten af met de archiefbeheerder.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Grootformaatopname en kleurweergave
- Metadata voor locaties en objecten
- Beschikbaarheid en overdracht naar beheersystemen
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Gebruik in de proef een kaart met legenda, kleine aantekeningen en een bijbehorend besluit. Controleer de onderlinge koppeling na import.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke inkoop- en archiefvereisten gelden voor deze gecombineerde opdracht?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.