Wat u vooraf verzamelt
- Bepaal betrokken scholen, locaties en beheerders.
- Scheid administratieve dossiers van foto- en schoolhistorische collecties.
- Maak een overzicht van systemen waarin de levering moet komen.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Ordening en dossierafbakening
- Toegang voor administratie en onderzoek
- Migratie, metadata en oplevercontrole
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Controleer de proef met zowel een administratief gebruiker als de beheerder van het historisch archief. Hun zoekvragen verschillen.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke persoonsgegevens mogen in een publiek schoolarchief zichtbaar worden?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.