Wat u vooraf verzamelt
- Controleer de koppeling tussen doos, omslag en inventarisnummer.
- Leg uitzonderingen en behandelprioriteiten vast.
- Stem kwaliteitscontrole en import af met de beheeromgeving.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Materiaalvoorbereiding en conservering
- Opname, bestandsnamen en metadata
- Afkeurherstel, validatie en overdracht
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Laat een proeflevering door de volledige importketen gaan. Een technisch geldig bestand is nog geen volledig en correct beschreven archiefstuk.
Een beslispunt voor uw organisatie
Wie beoordeelt afwijkingen en op welk moment mag een productiebatch definitief worden geaccepteerd?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.