Wat u vooraf verzamelt
- Inventariseer zaakdossiers en bijlagen per formaat.
- Bepaal welke stukken niet extern mogen worden verwerkt.
- Maak afspraken over spoedopvraging en beperkte toegang.
Vraag deze kosten afzonderlijk op
- Veilige overdracht en dossiercontrole
- Indexering en doorzoekbaarheid
- Retour en verwijdering van tijdelijke bestanden
Vraag naar eenheden, minimumkosten, uitzonderingen en bijkomende kosten. Een lage scanprijs kan samengaan met extra voorbereiding of correctiewerk.
Zo beoordeelt u een proeflevering
Controleer dat dossiergrenzen intact blijven en bijlagen correct gekoppeld zijn. Test een geautoriseerde opvraging en een verzoek zonder bevoegdheid.
Een beslispunt voor uw organisatie
Welke geheimhoudings- en bewaareisen moet uw kantoor in de overeenkomst opnemen?
Afspraken die in het voorstel horen
- Wat valt binnen de opdracht en welke werkzaamheden zijn uitgesloten?
- Wie verzorgt vervoer, overdracht en registratie van originelen?
- Welke bestanden, documentatie of behandelverslagen ontvangt u?
- Hoe worden fouten, vertragingen en wijzigingen afgehandeld?
Beschrijf eerst de gewenste uitkomst. Laat een leverancier vervolgens aantonen hoe de voorgestelde aanpak daarbij past. U beslist zelf welke offerte u accepteert.
Maak uw vraag concreet
Begin met het materiaal, een schatting van de hoeveelheid en wat u wilt bereiken. U hoeft nog geen technische specificatie te hebben.