Een digitaal geboren archief hoeft niet gescand te worden, maar kan minstens zo complex zijn. Bestanden zitten verspreid over shares, dragers, mailboxen en oude applicaties.
Inventariseer zonder bron te veranderen
Maak een gecontroleerde kopie en registreer bestandspaden, timestamps en checksums. Bepaal welke metadata bewijswaarde of context geeft voordat normalisatie plaatsvindt.
Detecteer duplicaten en risicoformaten
Hashing kan identieke bestanden herkennen. Daarnaast moet u formaten, versleuteling, beschadigde bestanden en afhankelijkheden op oude software identificeren.
Maak selectie en preservering expliciet
Niet ieder bestand hoeft permanent te worden bewaard. Koppel selectie, toegangsrechten, metadata en eventuele formaatmigratie aan het informatiebeheer.
Checklist voor uw project
- Maak read-only bronkopie.
- Genereer checksums.
- Inventariseer formaten en omvang.
- Detecteer duplicaten.
- Leg selectie- en migratieregels vast.
- Beheer privacy/gevoelige data afzonderlijk.