Voor overheidsorganisaties is digitaliseren en daarna papier vernietigen niet simpelweg een logistieke keuze. Vervanging vraagt een beheerst proces en formele onderbouwing.
Digitalisering is niet automatisch vervanging
Een digitale kopie maken betekent niet vanzelf dat het papieren origineel vernietigd mag worden. Voor archiefbescheiden moet het vervangingsproces aansluiten op de toepasselijke wet- en regelgeving en het informatiebeheer.
Leg het proces vast
Beschrijf selectie, scaninstellingen, metadata, kwaliteitscontrole, foutafhandeling, technische beheeromgeving en verantwoordelijkheden. Het Nationaal Archief publiceert hiervoor een specifieke handreiking.
Let op de wetswijziging
Het Nationaal Archief vermeldt dat de herziene Archiefwet per 1 januari 2027 in werking treedt. Projecten die over deze datum heen lopen moeten daarom actuele eisen en overgangssituaties laten toetsen.
Checklist voor uw project
- Controleer actuele juridische grondslag.
- Betrek informatiebeheer/archivaris vroeg.
- Documenteer capture en kwaliteitscontrole.
- Leg vernietigingsmoment en uitzonderingen vast.
- Bewaar bewijs van uitvoering en acceptatie.