Bij scanning-on-demand blijft het fysieke archief opgeslagen en worden alleen opgevraagde dossiers versneld digitaal beschikbaar gemaakt. Dit kan een alternatief zijn voor alles in één keer scannen.
Sterk bij lage raadpleegfrequentie
Als slechts een klein deel van het archief jaarlijks wordt geraadpleegd, kan scan-on-demand investeringen spreiden. Veel opgevraagde dossiers worden gaandeweg vanzelf digitaal beschikbaar.
Indexering is de basis
De leverancier moet fysieke vindplaatsen betrouwbaar koppelen aan digitale aanvragen. Zonder goede doos- en dossierregistratie ontstaat vertraging of foutieve levering.
Leg SLA en vervolgstatus vast
Spreek af hoe snel een scan wordt geleverd, hoe spoed werkt, of het fysieke dossier teruggaat en of eenmaal gescande dossiers voortaan digitaal leidend zijn.
Checklist voor uw project
- Meet huidige opvraagfrequentie.
- Bepaal standaard- en spoed-SLA.
- Leg autorisatie voor privacygevoelige dossiers vast.
- Spreek scanprofiel en OCR af.
- Bepaal wanneer volledige digitalisering alsnog voordeliger wordt.