Een goed PvE maakt offertes vergelijkbaar. Zonder vaste scope kan de goedkoopste offerte simpelweg minder voorbereiding, metadata of kwaliteitscontrole bevatten.
Beschrijf de collectie, niet alleen het aantal
Neem volume, materiaaltypen, formaten, fysieke staat, ordening en uitzonderingen op. Voeg liefst een representatieve steekproef of schouw toe.
Definieer output en gebruik
Leg master- en gebruiksbestanden, resolutie, kleur, compressie, OCR/HTR, PDF/A, metadata en bestandsnamen vast. Benoem ook het doel: raadpleging, vervanging, publicatie, onderzoek of conservering.
Maak logistiek en acceptatie concreet
Beschrijf transport, registratie, opslag, toegang tijdens digitalisering, privacy, incidentprocedure, kwaliteitscontrole, herstel en oplevering.
Checklist voor uw project
- Materiaal en omvang
- Voorbewerking en restauratie
- Captureprofiel per materiaaltype
- Metadata/indexering
- OCR/HTR en gewenste nauwkeurigheid
- Bestandsformaten en naamgeving
- Transport en beveiliging
- Acceptatietest en herlevering