Meer metadata is niet automatisch beter. Het juiste niveau hangt af van hoe gebruikers later zoeken, wat al in bronsystemen staat en hoeveel handmatige indexering betaalbaar is.
Kies het laagste bruikbare niveau
Inventarisnummer of doosniveau kan voldoende zijn voor seriële archieven. Dossiers vragen vaak dossierniveau; unieke objecten of publicatiecollecties kunnen object- of paginaniveau nodig hebben.
Hergebruik bestaande registraties
Exporteer bestaande inventarissen, zaaksystemen of spreadsheets voordat iemand opnieuw gaat typen. Koppelen via unieke sleutels is doorgaans betrouwbaarder dan vrije tekst.
Valideer metadata als data
Controleer verplichte velden, datatypes, unieke identifiers, tekencodering en referentieregels automatisch. Maak daarnaast steekproeven op inhoudelijke juistheid.
Checklist voor uw project
- Bepaal zoekvragen van eindgebruikers.
- Inventariseer bestaande metadata.
- Kies unieke identifier per dossier/object.
- Definieer verplichte en optionele velden.
- Spreek importformaat en validatieregels af.