De prijs voor documenten is alleen zinvol als duidelijk is wat in de eenheid zit. Leveranciers kunnen per pagina rekenen, terwijl voorbereiding, dubbelzijdigheid, OCR, indexering en volume de uiteindelijke projectprijs sterk beïnvloeden.
Waar de prijs uit bestaat
De kale capture is één component. Voor documenten zijn voorbereiding, dubbelzijdigheid, OCR, indexering en volume vaak minstens zo bepalend. Vraag deze werkzaamheden daarom als aparte of expliciet inbegrepen posten.
Gebruik een bandbreedte, geen schijnprecisie
Openbare tarieven zijn nuttige marktankers maar zelden één-op-één toepasbaar op een groot project. Staffel, minimumorder, materiaalconditie en kwaliteitsregime kunnen de prijs per eenheid sterk verschuiven.
Vergelijk op dezelfde scope
Laat leveranciers dezelfde hoeveelheid, dezelfde definitie van per pagina en dezelfde uitzonderingen gebruiken. Vraag daarnaast wat als meerwerk geldt en hoe volumewijzigingen worden verrekend.
Checklist voor uw project
- Tel volume per materiaaltype.
- Noteer uitzonderingen en fysieke staat.
- Definieer metadata en OCR/HTR.
- Vraag prijs per basisproduct én meerwerk.
- Vergelijk total cost inclusief logistiek en controle.