Een scanproject begint en eindigt vaak met fysieke logistiek. Voor unieke of privacygevoelige archieven is ketenregistratie minstens zo belangrijk als snelheid.
Maak iedere overdracht aantoonbaar
Gebruik doos- of container-ID’s, overdrachtslijsten en getekende ontvangst. Leg vast wie op welk moment verantwoordelijk is en hoe afwijkingen worden gemeld.
Stem verpakking af op materiaal
Een reguliere archiefdoos vraagt iets anders dan glasnegatieven, grootformaat kaarten of kwetsbare banden. Voor erfgoed kan conserverende verpakking onderdeel van het project zijn.
Plan toegang tijdens afwezigheid
Als dossiers tijdens digitalisering opvraagbaar moeten blijven, spreek een spoedscan- of retourprocedure af. Dit kan de keuze tussen externe scanning, onsite of scan-on-demand bepalen.
Checklist voor uw project
- Unieke doos/container-ID
- Overdrachts- en ontvangstregistratie
- Gesloten transportmiddelen
- Procedure voor spoedopvraag
- Verzekering/aansprakelijkheid
- Calamiteiten- en incidentprocedure