Bij dossierindexering bepaalt de combinatie van bronmateriaal, gewenste ontsluiting en controle hoe bruikbaar de digitale collectie wordt.
Waar de keuze om draait
Leg voor dossierindexering minimaal dossiernummer, cliënt/zaak, datum en type document vast. Dat voorkomt dat techniek en inhoud door elkaar gaan lopen.
Ontwerp vanuit het gebruik
Als het primaire doel zoeken en terugvinden is, moet de output daarop worden getest. Een leverancier kan technisch correcte bestanden leveren die in de praktijk nog steeds slecht vindbaar of moeilijk importeerbaar zijn.
Een sterke proef
ArchiefKiezer adviseert om handmatige invoer beperken door bestaande registraties te hergebruiken. Neem afwijkingen bewust mee, zodat de pilot niet alleen de eenvoudige 80% van de collectie weerspiegelt.
Checklist voor uw project
- Beschrijf dossiernummer, cliënt/zaak, datum en type document.
- Koppel de output aan zoeken en terugvinden.
- Gebruik een representatieve proefbatch.
- Leg foutafhandeling en herlevering vast.
- Vraag broninformatie bij leveranciers op.