Voorbereiding is vaak de verborgen kostenpost. Hoe beter de structuur en uitzonderingen vooraf zijn vastgelegd, hoe minder interpretatie tijdens productie nodig is.
Begin met een materiaalprofiel
Tel niet alleen dozen of meters. Noteer ook documentformaten, enkel- of dubbelzijdigheid, mappen, nietjes, gevouwen tekeningen, foto’s en kwetsbare bijlagen. Een representatieve steekproef is waardevoller dan een optimistische gemiddelde aanname.
Behoud de context
Een scan zonder relatie tot dossier, inventarisnummer of zaak kan digitaal moeilijk bruikbaar zijn. Leg daarom vast welke fysieke structuur in metadata of bestandsnamen terug moet komen.
Maak uitzonderingen zichtbaar
Markeer objecten die niet door dezelfde workflow kunnen: A0-tekeningen, boekbanden, beschadigd papier, privacygevoelige stukken, foto’s of afwijkende dragers. Hiervoor kan een aparte scanstraat nodig zijn.
Checklist voor uw project
- Selecteer 5–10 representatieve dozen.
- Maak een lijst van afwijkende formaten en dragers.
- Bepaal wat met blanco pagina’s, enveloppen en doublures gebeurt.
- Leg volgorde en dossierstructuur vast.
- Laat de leverancier een proefbatch produceren.